Hoe rubriceer je gekochte software in de jaarrekening – en is wettelijke reserve verplicht?
Op welke wijze moet aangekochte software worden verwerkt in de jaarrekening? Die vraag stellen accountants ons (Fiscount) met enige regelmaat. Vaak is dan ook onduidelijk of hiervoor een wettelijke reserve moet worden gevormd. Aangekochte software kan op drie manieren worden geclassificeerd. Zo kun je de aangekochte software opnemen als immaterieel vast actief (rubriek ‘concessies, octrooien, licenties, knowhow, merken en andere gelijkaardige rechten’). Het moet dan wel gaan om standaardsoftware voor intern gebruik, die bijdraagt aan het ondernemingsdoel of de concurrentiepositie. Ook moet deze software meerdere jaren wordt gebruikt. Wat zijn de andere opties?
De aangekochte software kan ook worden geclassificeerd als materiële vaste activa. In dat geval moet er sprake zijn van systeemsoftware en firmware die onlosmakelijk verbonden zijn met de hardware op je kantoor. Een derde optie is de classificatie van de aangekochte software als voorraad. De software moet dan zijn aangekocht voor doorverkoop zonder dat hier aanpassingen aan worden gedaan.
Vorming wettelijke reserve
De aanvullende vraag is nu: in welke situatie ben je al dan niet verplicht om een wettelijke reserve te vormen bij aangekochte software?
- Wanneer aangekochte software als een materieel actief wordt gerubriceerd, is het niet verplicht om een wettelijke reserve te vormen.
- Wanneer aangekochte software als immaterieel vast actief wordt opgenomen onder de rubriek “concessies, octrooien, licenties, knowhow, merken en andere gelijkaardige rechten” hoeft er geen wettelijke reserve te worden gevormd.
- Wanneer zelf ontwikkelde/vervaardigde software wordt opgenomen onder “kosten van onderzoek en ontwikkeling” ben je wél verplicht om een wettelijke reserve te vormen.