Wat moet er in de eerste officiële waarschuwing staan?
gepubliceerd op: 23 juni 2025
Soms kan een medewerker zich zodanig gedragen c.q. misdragen dat je als werkgever naar het middel van een officiële waarschuwing moet grijpen. Geef je hem of haar die officiële waarschuwing, houd dan altijd in gedachten dat de brief met deze waarschuwing bij een rechter kan komen te liggen. Het is namelijk de eerste schriftelijke vastlegging van een mogelijk ontslagdossier. Wees daarom heel zorgvuldig – en ook volledig – in wat je in dit formele schrijven opneemt. Wat zijn belangrijke aandachtspunten bij het opstellen van zo’n officiële waarschuwing?
Enkele adviezen:
- Start de brief met een beschrijving van wat er is voorgevallen, op welke datum dat is gebeurd en wie erbij betrokken waren. Wees hierin zo concreet mogelijk. Is er al eerder een mondelinge waarschuwing uitgedeeld? Probeer dan ook de datum te achterhalen waarop dit gebeurd is en benoem dit ook in de officiële schriftelijke waarschuwing. Je omschrijft welke regels er zijn overtreden of welk of beleid, met een verwijzing naar de cao of de huisregels.
- Neem in de brief ook de versie en toelichting van de medewerker op. Dit wordt in de praktijk vaak vergeten, maar bij de rechter zal dit altijd uitvoerig worden behandeld. Daarna licht je in deze officiële waarschuwing toe dat je hiertoe overgaat, ondanks de verklaring van de medewerker over het voorval.
- Vermeld ten slotte wat je van de medewerker verwacht om herhaling te voorkomen. Wees hierin zo duidelijk mogelijk; gebruik geen wollige teksten. Je kunt in de brief ook aangeven dat er arbeidsrechtelijke consequenties aan verbonden kunnen worden, wanneer het nog een keer voorkomt. Aangezien het een officiële waarschuwing is, stuur je de brief aangetekend aan de medewerker.
Hoewel deze informatie met zorg is samengesteld, adviseren wij om bij twijfel onze adviseurs te raadplegen voor een actueel en passend advies.