Commentaar
In de praktijk ontstaan veel van deze aangelegenheden al gedurende het boekjaar, bijvoorbeeld tijdens werkzaamheden rondom btw-aangiften, kwartaalcijfers of administratieve ondersteuning.
Drie aandachtspunten:
- Wanneer tussentijds bijzondere posten worden besproken of verwerkt, is het verstandig om hiervan een korte notitie op te nemen in het dossier. Denk daarbij aan de aard van de post, de bespreking met de klant en de getrokken conclusie. Hierdoor ontstaat een beter onderbouwd samensteldossier en kunnen bepaalde posten tijdens het samenstellen van de jaarrekening mogelijk minder zwaar wegen als significante aangelegenheid.
- Ook tijdens de bespreking van de conceptjaarrekening blijft goede vastlegging belangrijk. Leg niet alleen vast dát onderwerpen zijn besproken, maar ook wat de reactie van de klant daarop was en welke conclusie daaruit volgde. Hetzelfde geldt voor afstemming via e-mail of telefoon: neem relevante communicatie op in het dossier.
- Bij de afronding van de opdracht blijft daarnaast aandacht nodig voor de actualiteit van de Letter of Representation (LOR). Dit is met name van belang wanneer er langere tijd zit tussen de ontvangst van de bevestiging en de afgifte van de samenstellingsverklaring. De LOR dient gelijk met – of kort voor – de datum van de samenstellingsverklaring te liggen.
Tip
Leg bij significante aangelegenheden altijd vast wat er is besproken, met wie er is gesproken én welke conclusie daaruit volgt. Dat voorkomt discussie achteraf en versterkt de kwaliteit van het samensteldossier.
