KvK en deponeren mededeling ernstige fout in jaarrekening
Een bestuur kan ontdekken dat een al vastgestelde en gedeponeerde jaarrekening een dusdanig materiële fout bevat, dat ook de gedeponeerde stukken in ernstige mate tekortschieten in het geven van het vereiste inzicht. In dat geval moet het bestuur de aandeelhouders onmiddellijk inlichten. Daarnaast moet een mededeling over de fout worden gedeponeerd bij het Handelsregister. Sinds het verplicht deponeren via SBR kunnen gedeponeerde cijfers worden gecorrigeerd. Het toesturen van een briefje aan het Handelsregister met een toelichting op de fout heeft echter geen zin meer; de KvK verwerkt dat niet.
Het lijkt zo te zijn dat na het indienen van de gecorrigeerde cijfers de origineel gedeponeerde versie ook nog kan worden bekeken. Het zou aan de gebruikers over kunnen worden gelaten om dan maar uit te zoeken wat het eventuele verschil is. Het is echter wel zo netjes om de gebruikers daar expliciet over in te lichten. Nu het deponeren van een aparte tekstuele ‘mededeling’ niet meer mogelijk is, kan hiervoor het beste een tekst worden opgenomen in de grondslagen van het deponeringsstuk, bijvoorbeeld bij het kopje ‘Foutherstel’.
Overigens houdt de gedeponeerde correctie niet het daadwerkelijk aanpassen van de jaarrekening in. De betreffende fout moet in de eerstvolgende jaarrekening worden verwerkt; financiële effecten worden in de beginbalans van die jaarrekening verwerkt. Ook in die jaarrekening zal de aanpassing dan moeten worden toegelicht.
Tip
Een vuistregel bij het bepalen of een afwijking ernstig is: een materiële fout zou invloed kunnen hebben op de beslissingen van een gebruiker. Bij een ernstige materiële fout weet u vrijwel zeker dat de gebruiker een andere beslissing zou nemen als hij over de juiste informatie zou beschikken.