Persoonlijke- en Leiderschapsontwikkeling

Van saaie naar effectieve vergadering

Van tevoren hebben jullie er waarschijnlijk al geen zin in. De vergadering waarvoor alleen de voorzitter weer een reeks punten heeft ingebracht. Je weet ook al op voorhand dat de hiervoor ingeplande tijd te kort is, want jullie vergaderingen lopen standaard uit. Veel vergaderingen hebben dan ook het kenmerk niet effectief te zijn, waardoor ze aan het eind worden afgeraffeld of doorgeschoven. Dat is zonde! Ook hier geldt het motto: een goed begin is het halve werk. Vergaderingen worden al snel een stuk beter wanneer je gebruikmaakt van de volgende tips.

  • Zorg ervoor dat duidelijk is wat het doel van de vergadering is. Is deze bedoeld om te reflecteren, om intervisie te hebben met elkaar, om inhoudelijke punten te bespreken, om iedereen te informeren, om vooral te brainstormen, etc.?
  • Maak een overzichtelijke agenda. Je kunt hiervoor gebruikmaken van bijgaand format.
  • Bij elk onderwerp stel je scherp wat je doel is en hoelang je erover met elkaar wilt praten.

Noem overal de tijden bij. Maak die realistisch én je vergadering wordt ook realistisch. Advies voor degenen die dit echt willen aanpakken: besluit ook met elkaar dat jullie de vergadering niet meer laten uitlopen; de vergadering wordt op de afgesproken eindtijd beëindigd. Dit zal jullie een stimulans geven om de vergadering de volgende keer nog effectiever te laten verlopen.