Dividenden
Tot de administratie behoort bijvoorbeeld ook de vastlegging van de besluitvorming, waaronder besluiten over dividenduitkeringen (nu of in het verleden). Bij het uitkeren van dividend moet het bestuur beoordelen of de vennootschap na uitkering kan voortgaan met het betalen van haar opeisbare schulden. Als de bestuurder wist of redelijkerwijze zou moeten begrijpen dat de vennootschap niet binnen een redelijke termijn) aan haar opeisbare schulden kan voldoen, kan geen dividend worden uitgekeerd. Wordt onder die omstandigheden toch een dividenduitkering gedaan? Dan ligt bestuurdersaansprakelijkheid op de loer. Daarom is het van belang om de dividenduitkeringen goed te documenteren. Denk aan het schriftelijk vastleggen van: aandeelhoudersbesluiten, de balanstest en uitkeringstest, het aangaan van verplichtingen, en de goedkeuring van het bestuur voor de dividenduitkering.
Corporate housekeeping
De vennootschap moet ook aan haar vennootschapsrechtelijke, administratief-juridische en statutaire verplichtingen voldoen (corporate housekeeping). Het gaat hierbij onder andere om het documenteren (en naleven) van:
- managementovereenkomsten;
- aandeelhoudersbesluiten;
- notulen van vergaderingen (bestuur, aandeelhouders en raad van commissarissen);
- vaststelling en publicatie van de jaarrekeningen;
- het up-to-date houden van de eigen bedrijfsinformatie in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel.
In het derde en laatste deel van deze reeks ligt de focus op (selectieve) betalingen.
Wil je meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact op met Ralph Vaessen (06 83 79 96 19, r.vaessen@fiscount.nl) of Peter Dorenbos (06 11 88 95 95, p.dorenbos@fiscount.nl).
