Ingeval alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, is de hoofdregel bij een bv dat de ondertekening voor de opmaak van de jaarrekening door alle aandeelhouder/bestuurders ook de vaststelling van de jaarrekening inhoudt. De termijn van acht dagen voor publiceren begint te lopen na de ondertekening van de jaarrekening. Twee aandachtspunten hierbij:
- Eventuele andere vergadergerechtigden moeten kennis hebben kunnen nemen van de opgemaakte jaarrekening en zij dienen in te stemmen met de wijze van vaststelling.
- Het is belangrijk om aan de hand van de statuten te controleren of vaststelling niet op andere wijze moet plaatsvinden.
In de andere gevallen stelt de Algemene Vergadering de jaarrekening vast. Als de Algemene Vergadering de jaarrekening níet tijdig vaststelt, moet het bestuur de niet-vastgestelde jaarrekening openbaar maken binnen twee maanden na afloop van het verstrijken van de termijn voor het opmaken van de jaarrekening.
De wet kent geen termijn voor het vaststellen van de jaarrekening. Als de niet-vastgestelde jaarrekening wordt gepubliceerd, moet dit kenbaar worden gemaakt door te vermelden dat deze niet is vastgesteld. De opgemaakte, (nog) niet-vastgestelde jaarrekening moet worden gepubliceerd. Mocht na publicatie de niet-vastgestelde jaarrekening alsnog worden vastgesteld, dan wordt deze gepubliceerd met vermelding van de datum van vaststelling.
Let op: bij het niet vastgesteld zijn van de jaarrekening is het géén oplossing om dan maar de ‘conceptjaarrekening’ of ‘een voorlopige jaarrekening’ te publiceren. Het deponeren van een nog niet opgemaakte jaarrekening schendt namelijk de openbaarmakingsverplichtingen (evenals verzuimen te vermelden dat de jaarrekening niet is vastgesteld).
