Klachtenprocedure en -formulier
Algemeen
Deze klachtenregeling heeft als doel klachten van relaties (intern en extern) van Fiscount op een zorgvuldige manier te behandelen.
Indiening en registratie klacht
Voor minder ‘ernstige’ klachten wordt u verzocht te overwegen deze eerst telefonisch of in een persoonlijk gesprek met uw contactpersoon te bespreken, om te kijken of er op die manier een oplossing gevonden kan worden. Indien uw klacht juist de contactpersoon betreft kunt u ook contact opnemen met de kwaliteitsmanager van onze organisatie.
Bij meer ernstige klachten, of indien u de klacht niet mondeling wenst te bespreken, of indien mondeling overleg niet het door u gewenste resultaat oplevert, kunt u de klacht op het klachtenformulier omschrijven. Deze klacht wordt automatisch verzonden naar de kwaliteitsmanager van Fiscount.
Verantwoordelijkheden rond behandeling
De kwaliteitsmanager zal de directie van Fiscount altijd op de hoogte stellen. De kwaliteitsmanager zal de klacht zelf behandelen en erop toezien dat de klacht adequaat wordt afgehandeld. Bij klachten rond opdrachten wordt altijd een niet bij die opdracht betrokken accountant en/of adviseur (indien nodig van buiten onze organisatie) betrokken bij de behandeling van de klacht.
Dit zal in ieder geval gebeuren bij klachten rond assurance-opdrachten (dit zijn opdrachten waarbij op enige wijze controle- of daarop gelijkende) werkzaamheden zijn verricht, gericht op het afgeven van een rapport hierover aan derden) en ook wanneer het om kwaliteitsbeheersing (aspecten rond professionaliteit, integriteit, objectiviteit, vertrouwelijkheid, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid) of vaktechnische aspecten gaat.
Klokkenluidersregeling
Fiscount zal klachten altijd serieus nemen en hierin vertrouwelijk en zorgvuldig handelen. Het is onze bedoeling dat zowel personen van buiten de organisatie als van binnen de organisatie door middel van deze klachtenprocedure vrijuit vermeende onregelmatigheden aan de orde kunnen stellen; het indienen van een klacht zal hun rechtpositie niet schaden.
Verloop behandeling klacht
Aan de hand van het ingevulde klachtenformulier en het horen van de betrokkenen binnen Fiscount zal een zo goed mogelijk beeld worden gevormd van de inhoud van en situatie rond de klacht. Het kan zijn dat u in de loop van de procedure gevraagd wordt een nadere schriftelijke of mondelinge toelichting op de klacht te geven.
Vervolgens zal de kwaliteitsmanager in overleg met de directie – en indien van toepassing, met de accountant of andere deskundige(n) – besluiten over uw klacht en u van dit besluit schriftelijk op de hoogte stellen. Indien u geheel of gedeeltelijk in het gelijk wordt gesteld wordt bekeken of een vorm van schadeloosstelling en/of vorm van genoegdoening op zijn plaats is, al dan niet in combinatie met een maatregel om herhaling te voorkomen.
Wij streven ernaar uiterlijk binnen 2 weken na ontvangst van een klacht inhoudelijk te reageren; indien dit niet lukt wordt u ingelicht over de reden van het uitstel en wordt een schatting gegeven binnen welke termijn wel met een reactie wordt gekomen.
Tot slot
Wij hopen uiteraard dat wij uw klacht op een voor u bevredigende wijze kunnen oplossen. Het kan echter zijn dat de reactie van ons kantoor u niet tevreden stelt. Indien we er ook na overleg niet uitkomen kunnen we overleggen welke weg partijen alsdan nog kunnen bewandelen.
Klachtenformulier
Contact
