Nieuws Wil of moet jouw kantoor digitaliseren?

Mark ter Steege is IT-adviseur. In die rol komt hij kantoren tegen die moeten veranderen en kantoren die graag willen verbeteren en ontwikkelen. In deze blog vertelt hij over de gelijkenis die zijn zoektocht naar de juiste studiekeuze heeft met die van kantoren naar de juiste weg in het digitaliseringsproces.

Tijdens mijn laatste jaar op de middelbare school moest ik een studie kiezen. Dit was geen makkelijke opgave. Er was niet een bepaald vak waarin ik uitblonk. Ook had ik niet vanaf kleins af aan al voor ogen wat ik later wilde worden. Maar studeren was een must, alleen ik  wist niet wat ik wilde. Hierna lees je hoe het mij verder verging in mijn zoektocht naar de juiste studiekeuze, maar vooral de gelijkenis die deze zoektocht heeft met die van kantoren naar de juiste weg in het digitaliseringsproces.

Geen idee

Op 17-jarige leeftijd begon ik vol goede moed aan mijn eerste jaar als student. Niet wetende wat ik precies wilde, koos ik voor Toegepaste Psychologie. Het studentenleven beviel me prima, maar de studie minder. Ik moest mezelf iedere keer naar de collegebanken slepen. Het behalen van een diploma is het belangrijkste dat er is, was me met de paplepel ingegoten. Zo belangrijk zelfs dat mijn ouders dit bekostigden voor alle vier hun kinderen. Dat ik moest studeren stond voor mij dan ook buiten kijf. Na een verloren jaar in Deventer besloot ik om – wederom zonder dat ik wist wat ik wilde – een tweede poging te wagen. Dit keer Tourism Management in Leeuwarden. Na het eerste trimester wist ik helaas al dat ook dit niet was wat ik wilde.

Zoektocht

Na deze twee ‘mislukte’ pogingen gaven mijn ouders me het dringende advies om eerst even goed na te denken over wat ik wilde, voordat ik aan een derde studie zou beginnen. Thuis zitten was er niet bij, dus ik moest werken; ook om mijzelf te kunnen onderhouden. Na eerst een jaar als meubelspuiter en -bezorger te hebben gewerkt, ging ik aan de slag als magazijnmedewerker bij een stofzuigergroothandel. Niet bepaald de banen die ik voor ogen had, maar ik ben er zeker niet slechter van geworden. Tijdens het bezorgen van meubels ontdekte ik dat het ontmoeten van nieuwe mensen me veel energie gaf. Bij de stofzuigergroothandel kwam ik in aanraking met de accountmanagers en ontdekte ik dat dit was wat ik écht graag wilde. Ik besloot daarop te starten met de studie Commerciële Economie in Zwolle.

Blij, maar ook een beetje terughoudend, zo kan ik de reactie van mijn ouders het beste omschrijven. Ik mocht dan ook eerst bewijzen dat ik het echt wilde en moest het studiegeld zelf bekostigen. Bij behaalde resultaten zouden zij inspringen. Dit vormde voor mij geen enkele belemmering; ik wist zeker dat ik dit wilde. De studie kostte me dan ook geen enkele moeite. Ik genoot niet alleen van mijn studie, maar ook van de opdrachten, stages en uiteraard mijn studententijd. Ik was veranderd van een student die móest studeren in een student die wílde studeren en zich heel graag tot accountmanager wílde ontwikkelen. Mijn studie was een middel om dat doel te bereiken. Hierdoor heb ik het studeren nooit meer als ‘moeten’ ervaren.

Na het behalen van mijn diploma en een aantal jaren werkervaring (waaronder als accountmanager) besloot ik mezelf verder te ontwikkelen en heb ik de opleiding Bedrijfskunde opgepakt. Aangezien ik dit zelf heel graag wilde, heb ik deze 1-jarige opleiding in vier maanden afgerond.

Moeten of willen digitaliseren

Terugkijkend op mijn totale studententijd zie ik twee verschillende types in mezelf: degene die moet en degene die wil. Ook in mijn rol als IT-adviseur kom ik beide types vaak tegen: het kantoor dat moet veranderen en het kantoor dat graag wil verbeteren en ontwikkelen.

Het kantoor dat moet veranderen kijkt vaak erg op tegen digitaliseren en wil er het liefst zo min mogelijk geld en tijd in investeren. Vaak is het doel van digitaliseren niet duidelijk, maar voelen ze dat ze wel móeten om niet achterop te raken.

Het kantoor dat graag wil verbeteren en ontwikkelen heeft vaak een heel duidelijk beeld voor ogen. Bijvoorbeeld dat het naar een situatie wil waarin het een volledig overzicht heeft van alle klanten met lopende processen en bijbehorende taken. Vanuit dit volledige overzicht kan het kantoor sturen en klanten inzichten geven om te verbeteren en te ontwikkelen. Beslissingen van een kantoor dat wil verbeteren en ontwikkelen, worden genomen op basis van dit doel. Het is duidelijk wie wat moet doen en welke stappen er genomen moeten worden richting dat doel. Vaak zie ik dat het doel langzaam maar zeker ook verschuift of verandert; het is een continu proces van verbeteren en optimaliseren.

Doel bepalen

Voor de kantoren die moeten is het vaak lastig om te beginnen aan digitaliseren. Er wordt bijvoorbeeld een nieuwe softwareoplossing gekozen in de hoop dat daarmee alles beter wordt. Medewerkers begrijpen niet goed waarom hier voor gekozen is en wat het hun oplevert. Voor klanten is het vaak weer een nieuwe manier van werken, weer een wachtwoord en gebruikersnaam, zonder dat ze er zelf voordeel aan hebben.

Als geen ander begrijp ik hoe lastig het is om iets te moeten, als je niet precies weet waarvoor je het doet. Dit geldt uiteraard niet alleen voor het kantoor zelf, maar juist ook voor haar medewerkers en klanten. Digitalisering is slechts een middel om je doel te bereiken, niet een doel op zich. Het is daarom belangrijk om te weten waar je als kantoor staat en waar je naartoe wilt. Door dit met de medewerkers en klanten te bespreken, begrijpen zij eerder waarom veranderingen noodzakelijk zijn. Dit kan ook betekenen dat bepaalde mensen niet mee kunnen of willen in de veranderingen. In eerste instantie voelt het wellicht onwennig om deze klanten (en/of medewerkers) te laten gaan, maar uiteindelijk gaat een verandering sneller met mensen die hetzelfde doel voor ogen hebben.

Vervolgstappen

Om ervoor te zorgen dat het niet blijft bij alleen het bepalen van het doel, hebben wij bij Fiscount een Quick scan ICT ontwikkeld voor de vervolgstappen. Aan de hand van een nulmeting krijg je een goed beeld van waar jouw kantoor nu staat. Op basis van het doel dat je voor ogen hebt met jouw kantoor, brengen we in kaart welke stappen nodig zijn om dat doel te bereiken. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van nieuwe software of door het anders inrichten van bestaande software, het optimaliseren van processen en de inzet van medewerkers.

Auteur:

Mark 1

Mark ter Steege
IT-adviseur | relatiebeheerder Fiscount ICT-Service

06 - 422 48 742
m.tersteege@fiscountict.nl