Nieuws - Loonheffing Voorkom misverstanden over het gebruikelijk loon
De gebruikelijkloonregeling uit artikel 12a van de Wet op de loonbelasting blijft een bron van vragen en misverstanden. Zeker voor belastingadviseurs, accountants en salarisadministrateurs is het belangrijk om scherp te hebben hoe deze regeling werkt, waar de ruimte zit, en hoe de Belastingdienst ermee omgaat.
In dit artikel wordt een aantal hardnekkige misverstanden op een rij gezet. Aan bod komen onder meer de onjuiste aannames over de hoogte en toetsing van het gebruikelijk loon, de relatie tussen deeltijdwerk en gebruikelijk loon, en ten slotte de bewijslast.
Misverstand 1: ‘Het loon moet op minimaal € 56.000 worden vastgesteld’
Het gebruikelijk loon voor een aanmerkelijkbelanghouder (ab-houder) wordt ten minste gesteld op het hoogste bedrag van:
- het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking;
- het hoogste loon van een andere werknemer van de bv (de meestverdienende werknemer);
- het normbedrag van € 56.000.
Dit is geregeld in artikel 12a, eerste lid van de Wet LB. In het tweede lid wordt echter geregeld dat het loon lager kan worden vastgesteld. Is het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking lager dan het loon van de meestverdienende werknemer en het normbedrag? Dan geldt volgens het tweede lid het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking.
Tot 2023 gold dat het loon ten minste wordt gesteld op het normbedrag. Of – als het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking lager is dan dat bedrag – op het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking. Dat voorbehoud is echter per 1 januari 2023 vervallen. Kun je aannemelijk maken dat het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking lager is dan het loon van een meestverdienende werknemer of het normbedrag? In dat geval mag je het gebruikelijk loon vaststellen op het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking. Hieruit volgt dat het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking doorslaggevend is voor het gebruikelijk loon, tenzij dit niet aannemelijk kan worden gemaakt. De Belastingdienst noemt in een Handreiking op het Forum Salaris twee voorbeelden:
Voorbeeld 1
Het loon van de meestverdienende werknemer is € 60.000. U maakt aannemelijk dat een andere dienstbetrekking meer vergelijkbaar is met de dienstbetrekking van de ab-houder. Het loon van de meest vergelijkbare dienstbetrekking is € 40.000. U stelt het loon vast op € 40.000.
Voorbeeld 2
Het loon van de meestverdienende werknemer is € 90.000. U maakt aannemelijk dat een andere dienstbetrekking meer vergelijkbaar is met de dienstbetrekking van de ab-houder. Het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking is € 70.000. De ab-houder kan zijn gebruikelijk loon vaststellen op € 70.000. Tot en met 2022 mocht hij zijn gebruikelijk loon vaststellen op € 52.500 (75% van € 70.000).
Misverstand 2: ‘Deeltijdwerk verandert niets aan gebruikelijk loon’
Ook dit is een misverstand. Het is juist dat het normbedrag niet naar rato mag worden toegepast. Maar dat neemt niet weg dat het gebruikelijk loon in deeltijdsituaties naar rato kan worden vastgesteld. Werkt een ab-houder bijvoorbeeld 50% van een fulltime werkweek, dan mag het gebruikelijk loon ook op 50% van het vergelijkbare fulltime loon worden vastgesteld. Hetzelfde geldt als de ab-houder niet het volledige jaar heeft gewerkt.
Regelmatig wordt in de rechtspraak het loon niet naar rato vastgesteld. Dat is echter te wijten aan het feit dat in die gevallen niet aannemelijk is gemaakt dat er in deeltijd is gewerkt. Je kunt dit aannemelijk maken met behulp van de arbeidsovereenkomst, loonstroken en/of een aandeelhoudersbesluit. Ook hier weer een voorbeeld, ontleend aan de eerdergenoemde Handreiking:
‘Een ab-houder werkt 40% voor zijn bv. Het gebruikelijk loon voor een fulltime functie bedraagt € 50.000. U mag het gebruikelijk loon vaststellen op € 20.000.’
Misverstand 3: ‘De Belastingdienst gebruikt interne gegevens voor toetsing gebruikelijk loon’
Volgens de Wet LB is de meest vergelijkbare dienstbetrekking de dienstbetrekking die van alle bij de inhoudingsplichtige en de inspecteur bekende dienstbetrekkingen – waarbij een aanmerkelijk belang geen rol speelt en waarvan het zakelijk bepaalde loon bekend is of in redelijkheid geschat kan worden – het meest vergelijkbaar is met de dienstbetrekking van de werknemer waarop de gebruikelijkloonregeling van toepassing is.
In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst gebruikmaakt van externe bronnen, zoals vergelijkingssites (bijvoorbeeld Glassdoor, Loonwijzer of Indeed). Deze informatie wordt gebruikt om het loon uit een vergelijkbare dienstbetrekking te bepalen. Ik laat in het midden of deze gegevens betrouwbaar zijn, maar ze geven in ieder geval een indicatie die ook in de advisering over het gebruikelijk loon kan worden meegenomen.
Misverstand 4: ‘De bewijslast ligt altijd bij de Belastingdienst’
Dat is niet helemaal het geval. Als de inspecteur van mening is dat het gebruikelijk loon hoger moet zijn dan het aangegeven loon, moet hij aannemelijk maken wat het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking is. De inspecteur moet dan aan de inhoudingsplichtige ten minste de criteria overleggen op grond waarvan hij heeft vastgesteld dat de door hem aangedragen dienstbetrekking de meest vergelijkbare dienstbetrekking is.
Artikel 12a, zesde lid, regelt dat de bewijslast in eerste instantie bij de inspecteur ligt als hij stelt dat het loon te laag is vastgesteld. Maar zodra de inspecteur aannemelijk maakt dat het loon hoger moet zijn, verschuift de bewijslast naar de belastingplichtige. Die moet dan aantonen dat het lagere loon gerechtvaardigd is. In de praktijk betekent dit dat een goede onderbouwing essentieel is. Denk aan:
- functieomschrijvingen;
- urenregistraties;
- marktvergelijkingen;
- interne beloningsstructuren.
Alertheid geboden
De gebruikelijkloonregeling is geen keurslijf, maar biedt ruimte voor maatwerk. Tegelijkertijd vraagt die ruimte om zorgvuldige onderbouwing en actuele kennis. Als belastingadviseur, accountant of salarisadministrateur kun je hierin het verschil maken door proactief te adviseren, goed te documenteren en alert te zijn. Heb je te maken met een situatie waarin het loon mogelijk lager mag worden vastgesteld? Zorg er dan voor dat je dossier op orde is.
Hans Tabak is adviseur loonheffingen bij Fiscount en verzorgt cursussen op dit terrein.
Meer weten? Het gebruikelijk loon komt onder andere aan de orde in de cursus DGA en loonheffingen; wat adviseer je jouw klanten? op 12 november a.s. tijdens de Kennismarathon van Fiscount.
