Nieuws Uit de zakelijke mediationpraktijk (5): De vaststellingsovereenkomst

De vaststellingsovereenkomst …

Na de laatste bijeenkomst zijn Jan en Piet verder met elkaar in gesprek gekomen en het is ze gelukt om concrete afspraken met elkaar te maken. Als we weer bij elkaar komen, geven ze aan dat ze eruit zijn. Ik vraag welke afspraken ze hebben gemaakt. Na een opsomming van hun kant en enkele eerste vragen van mijn kant, stellen ze me een vraag die vaker wordt gesteld: ‘wil jij de overeenkomst opstellen waarin onze afspraken worden vastgelegd’. In dit soort situaties heb ik een aantal keuzes.

 

Ik geef aan dat ik geen jurist ben. In veel gevallen zien ze dit als een pré. Met regelmaat hoor ik teksten als: ‘We willen graag dat je de afspraken opschrijft in ‘normaal’ Nederlands’. Vertrouwen, plus mijn kennis van de context, blijkt hierbij voor partijen veelal doorslaggevend. Wel geef ik aan dat indien partijen het over deze ‘normale’ tekst eens zijn, ik ze aanraad dat ieder zijn eigen jurist er alsnog naar laat kijken. In diverse gevallen kiezen partijen er bewust voor om dat niet meer te doen, omdat ze bang zijn dat de geschillen dan opnieuw oplaaien. Een onafhankelijke jurist kan dan uitkomst bieden.

“Eerste”overeenkomst

In sommige gevallen geldt de overeenkomst als ‘eerste’ overeenkomst. Bij grotere c.q. meer complexe kwesties is dan sprake van overeenstemming (en dus een overeenkomst) op hoofdlijnen. Nadere detaillering en uitwerking komt dan vanuit latere input, waaronder die van de eigen adviseurs/raadgevers. Ook kan het zo zijn dat de overeenkomst op hoofdlijnen wordt vormgegeven in een zogenaamde ‘afsprakenkaart’. Men heeft wel de behoefte om (bijvoorbeeld tussentijds) ‘iets’ vast te leggen en concreet te worden, maar wil nog niet ‘overal aan vast zitten’. De juridische status van deze afsprakenkaart is mede afhankelijk van wat partijen – bijvoorbeeld in de mediationovereenkomst – met elkaar afspreken.

 

In incidentele gevallen laait de ruzie – bij tussenkomst van eigen adviseurs en raadgevers – weer op. Vaak gaat het over tekstuele verschillen en bijvoorbeeld de hoogte van eventuele boetes. In sommige gevallen heb ik een gesprek met louter de adviseurs van partijen als ik denk dat de effectiviteit in het proces verslechtert in plaats van verbetert.

Angst en/of wantrouwen

Overigens kan het heel goed zijn dat, indien partijen er op detailniveau niet uitkomen, terwijl ze dat op hoofdlijnen wel zijn, er onderhuids iets anders aan de hand is. Angst en/of wantrouwen om definitief tot overeenstemming te komen, kan dan aan de orde zijn. Die angst kan voortkomen uit het gevoel toch niet helemaal tevreden te zijn met het resultaat of het gevoel te hebben dat men iets ‘vergeet’. Een uitvloeisel van deze angst kan ook zijn dat men besluit met mediation te stoppen bij de conceptovereenkomst. Partijen zijn het weliswaar eens c.q. zijn er nagenoeg wel uit, maar tekenen gaat ze ‘te ver’. Niet tekenen geeft een gevoel van er nog ‘vanaf’ te kunnen c.q. er ‘niet (echt) aan vast te zitten’. In diverse gevallen heb ik meegemaakt dat partijen daarna toch behoorlijk ‘leven’ naar de inhoud van de conceptovereenkomst. Overigens kan een conceptovereenkomst wel degelijk de belichaming zijn van een zekere juridische status.

 

Jan en Piet zijn er uitgekomen en hebben een aantal afspraken gemaakt over het moment waarop Piet stopt en over een nieuwe rol na zijn vertrek. Ook hebben zij afspraken gemaakt over de prijs en financiering van de over te nemen aandelen en nog enkele andere zaken. Waarom? Omdat ze bereid bleken naar elkaar te luisteren en zich realiseerden dat ze elkaar in dit proces toch echt nodig hebben. In je eentje kun je immers geen gezamenlijke afspraken maken.

 

Lees wat voorafging:

Auteur:

Servaas Vrijburg directie Fiscount

drs. Servaas M.M. Vrijburg
directeur | zakelijk mediator | behulpzaam bij leiderschapsontwikkeling

0297 - 34 98 89
s.vrijburg@fiscount.nl