Nieuws Struikel niet over de Wwft!

Als klein kantoor hoef je weliswaar geen uitgebreid kantoor/kwaliteitshandboek te hebben, maar je zult wel een Wwft-beleid moeten hebben geformuleerd. Oftewel, er zal een soort ‘kwaliteitsreglement’ aanwezig moeten zijn, waarin concreet beschreven staat hoe er op jouw kantoor wordt omgegaan met de diverse aspecten van (onder meer) de Wwft. Dat is belangrijk, om te voorkomen dat je struikelt over deze wet.

 

Stel je voor dat er een brief van het Bureau Financieel Toezicht (BFT) op de kantoordeurmat valt met de volgende inhoud: ‘Geachte mevrouw Pietersen, wij zijn bezig met een onderzoek naar uw cliënt Jansen. U bent bij ons niet bekend als melder wat betreft de Wwft. Naar aanleiding hiervan hebben wij besloten om een onderzoek in te stellen naar de aanvaardbaarheid van beheersingsmaatregelen die uw organisatie heeft genomen i.v.m. de verplichtingen vanuit de Wwft.’ Steeds meer kantoren hebben een dergelijke brief van het BFT al eens gezien. Dat heeft een reden. Het BFT combineert onderzoeken naar je cliënt (bijvoorbeeld in het kader van een FIOD-onderzoek) vaak met een onderzoek naar het gerelateerde accountants-, administratie- of belastingadvieskantoor. In zo’n brief wordt jou verzocht de antwoorden op de volgende vragen door te geven:

  • Heeft u een kantoorhandboek met bijbehorende richtlijnen?
  • Hoe vult u het Wwft-risicobeleid in?
  • Werkt u met werkprogramma’s of checklisten betreffende de Wwft?
  • Heeft u kantoorprocedures rond cliënten, onder andere rond cliëntenonderzoek?
  • Hebben uw medewerkers een cursus gevolgd inzake de Wwft?
  • Heeft u een procedure voor het melden van ongebruikelijke transacties?’

Vanuit mijn eigen ervaring met de Wwft-ondersteuning van kantoren die hiermee geconfronteerd worden – of dit willen voorkomen – wil ik hier graag enkele belangrijke attentiepunten en valkuilen delen.

Onderdelen risicobeleid

Bij het formuleren van risicobeleid rond de Wwft zul je in ieder geval zaken moeten regelen in navolging van deze vragen:

  1. Welke bestuurder fungeert als eerste aanspreekpunt voor het Wwft-beleid (inclusief het eventuele omgaan met gesignaleerde ongebruikelijke transacties)?
  2. Hoe wordt omgegaan met (het identificeren en accepteren van) nieuwe cliënten?
  3. Hoe worden bestaande cliënten ‘gemonitord’ (hoe houd je hen ‘in de gaten’)?
  4. Hoe wordt omgegaan met het signaleren en melden van ongebruikelijke transacties?
  5. Hoe wordt ervoor gezorgd dat dit niet alleen in het kantoorhandboek staat, maar in de praktijk ook echt handen en voeten krijgt?
  6. Hoe waarborg je dat intern iedereen op de hoogte is van de Wwft-voorschriften; dat ongebruikelijke transacties worden herkend en aangepakt?

Deze punten moeten ingebed zijn in een risicobeleid. Daarbij moet worden geformuleerd welke risicofactoren je ziet, waarbij je – per risicofactor! – zou moeten toelichten welke consequentie(s) dit heeft voor je handelswijze. Voor een klein kantoor gaat dat niet alleen erg ver, maar is het ook nauwelijks te doen. Wel kun je een lijst opstellen van de meest voorkomende risico’s, waarbij je voor je cliënten een risicoprofiel bepaalt. Dit risicoprofiel zal dan mede leidend zijn voor de aard en diepgang van het cliëntenonderzoek en/of de monitoring van die cliënt.

Van handboek naar de praktijk

Een kwaliteitsreglement of handboek dat ergens stof ligt te happen, is vooral een noodzakelijk kwaad; belangrijker is dat het Wwft-beleid is uitgewerkt in de dagelijkse werkwijze. Zowel ten aanzien van nieuwe als bestaande cliënten, maar ook met betrekking tot hoe er omgegaan wordt met meldingen.

Nieuwe cliënten
Het is al lang niet meer voldoende om in je permanente dossier de bekende kopietjes van ID-bewijzen en een KvK-uittreksel te hebben, en verder alleen wat vast te leggen als er rond Wwft-aspecten bijzonderheden spelen. Je moet concreet laten zien dat je de cliënt hebt geïdentificeerd aan de hand van je eigen (risico)beleid. Dus waar je allemaal naar hebt gekeken en waar je rekening mee hebt gehouden, ook al was de eindconclusie verder: ‘Geen bijzonderheden, alles prima’. Dat kun je alleen doen door bij nieuwe cliënten een checklist Wwft te hanteren. De uitkomsten daarvan kun je dan het beste vastleggen in een soort bedrijfsverkenning; in ieder geval voor cliënten voor wie je ook jaarcijfers of jaarrekeningen maakt. In die bedrijfsverkenning moet je, naast alle bijzonderheden rond bestuur, eigendom en zeggenschap, ook vastleggen in welk Wwft-risicoprofiel je de cliënt hebt geplaatst. Indien relevant (en mogelijk) leg je daarbij ook vast welke consequenties dit heeft voor de werkzaamheden voor die cliënt. Als je cliënt een hoog risicoprofiel heeft omdat er veel contact geldverkeer plaatsvindt, zul je moeten beschrijven hoe hiermee rekening moet worden gehouden tijdens de werkzaamheden.

Bestaande cliënten
Zorg ervoor dat je voor bestaande cliënten waarvoor je nog nooit een Wwft-checklist hebt ingevuld, dit alsnog doet. Deze checklist Wwft vul je maar één keer in voor cliënten voor wie je ook een bedrijfsverkenning maakt. Het is gebruikelijk om in een samenstelprogramma op te nemen, dat deze bedrijfsverkenning bij de voorbereidende fase wordt doorgenomen en geactualiseerd, waarbij ook Wwft-aspecten moeten worden (her)beoordeeld. Voor de cliënten voor wie je geen bedrijfsverkenning hanteert, blijft de ingevulde checklist Wwft misschien wel een operationeel document dat af en toe een update behoeft. Uiteraard kan dit ook in je CRM-pakket, of via een aparte applicatie.

Melding
Leg alle bijzonderheden rond het melden van ongebruikelijke transacties goed vast, zowel in het dossier van de cliënt als in een compliance- of kwaliteitsdossier. Werk ook met een incidentenregister– dat je ook gebruikt voor andere incidenten rond je kwaliteitsbeleid. Let op: documenteer ook zeker de incidenten die je bij nader inzien toch niet gemeld hebt. De Wwft schrijft namelijk voor dat je ook al bij twijfel moet melden. Een besluit om niet te melden, moet je achteraf goed kunnen onderbouwen. Bespreek als Wwft-verantwoordelijke vennoot/bestuurder de voorkomende Wwft-kwesties altijd met een ander. Afhankelijk van de situatie kan dat intern een collega-bestuurder zijn of extern een waarnemer of adviseur van een serviceorganisatie.

Monitoring cliënten

Er wordt ook van je verlangd dat je je cliënten monitort die onder de Wwft vallen; onder andere (ver)kopers van goederen waarbij contante betalingen worden gedaan. Deze handelaren hebben bij transacties van € 10.000 of meer de plicht om cliëntenonderzoek te doen en verdachte transacties te melden. Gaat het om de (ver)koop van voertuigen, schepen, kunstvoorwerpen, antiquiteiten, edelstenen, edele metalen, sieraden of juwelen, dan geldt er voor handelaren – bij contant betaalde transacties van € 20.000 of meer – zelfs een objectieve meldplicht. Vanuit de Wwft wordt van je geëist dat je nagaat of dergelijke cliënten zich aan de Wwft houden. Doen ze dat niet, dan zal dat al snel een subjectieve meldplicht met zich meebrengen voor jou. Checken of de cliënt zich houdt aan de verplichtingen rond cliëntenonderzoek, lukt vaak nog wel. Maar dienstverleners gaan vaak niet na of hun cliënt gehoor geeft aan zijn objectieve meldplicht. Het BFT vraagt bij een onderzoek echter heel simpel: ‘We zien in de kas dat er vorig jaar 4 auto’s zijn verkocht tegen een bedrag boven de € 20.000. Hoe bent u nagegaan of de client zich hierbij aan de meldplicht heeft gehouden?’

Cliënt Wwft-verplichtingen kenbaar maken
Het BFT (of was het de FIU?) adviseert om de kopietjes van zo’n melding in je eigen klantdossier op te nemen. De geheimhouding van de cliënt inzake Wwft-meldingen naar derden zou naar jou toe niet gelden. De Wwft eist namelijk van jou als dienstverlener dat je je cliënt monitort. Het lijkt me sterk dat de Wwft van dienstverleners eist dat zij bij elke individuele transactie checken of de cliënt wel aan de Wwft-verplichtingen heeft voldaan. In meer algemene zin ben je hier echter zeker toe verplicht. Voor nieuwe cliënten die onder de Wwft vallen, zul je concreet duidelijk moeten maken wat de Wwft-verplichtingen voor hen inhouden en hoe zij daarmee moeten omgaan. Leg dit vast in de voornoemde cliëntbedrijfsverkenning en toets dit om de zoveel tijd opnieuw (op basis van een risico-inschatting). Voorafgaand aan de bespreking van de conceptjaarrekening met je cliënt zou je bijvoorbeeld een lijst kunnen (laten) uitdraaien van alle contante transacties dat jaar boven de € 10.000 en € 20.000, en dit onderdeel maken van de bespreking. Met betrekking tot enkele transacties zou je kunnen vragen of je de melding even mag zien. Bij cliënten van wie je denkt ‘dat het wel goed zit’ zou je dit ook om de paar jaar kunnen doen in plaats van jaarlijks.

Neem Wwft-verplichtingen serieus

Het BFT is niet bang om (hoge) boetes uit te delen. Vooral niet als ze op zaken stuiten die je volgens hen absoluut had moeten zien en melden. Soms kom je er ook wel af met een waarschuwing. Die kans is groter als je in je organisatie en werkwijze kunt laten zien dat je de Wwft verder serieus neemt. Ik hoop dat dit artikel je gerustgesteld heeft en dat het bij jullie op kantoor wel in orde is. Of dat het je handvatten geeft om hier en daar nog wat punten op de ‘i’ te zetten. Succes!

Auteur:

Freek Zandbergen accountantsadviseur

Freek Zandbergen AA
accountant | trainer

0512 - 85 06 10
f.zandbergen@fiscount.nl