Nieuws - ICT- en Compententiemanagement Hoe kies je de beste software voor jouw kantoor?
De R is weer in de maand en traditiegetrouw krijg ik dan weer vragen van accountants over de beste softwareoplossing voor hun probleem. Het antwoord is in de meeste gevallen niet zo eenvoudig, waardoor menig accountant na een telefoontje ophangt – met meer vragen dan antwoorden. Dat is ook niet verwonderlijk, gezien het complex van factoren waarmee rekening moet worden gehouden. Hoe je wél de beste software voor jouw kantoor kiest, licht ik hier graag toe.
Accountants zijn van nature oplossingsgericht. Als klanten tegen een issue aanlopen, bijvoorbeeld op administratief of fiscaal gebied, gaan ze met liefde op zoek naar een goede oplossing. De klantvraag is vaak duidelijk en behoorlijk afgebakend. Hierdoor is het aantal mogelijke antwoorden beperkt, waardoor het voor de klant vaak een kwestie is van het kiezen van de beste optie voor hem/haar. Accountants mogen graag snel een goed antwoord vinden voor hun klant. Die werkwijze zie ik ook zeer regelmatig naar voren komen als het aankomt op softwarekeuzes. Aan de hand van een voorbeeld leg ik graag uit waarom dit niet tot het gewenste resultaat leidt. Dat dit ook voor de klantrelatie en advieskansen voor accountants niet altijd de beste optie is, bespreek ik graag in een volgend artikel.
Het vraagstuk
Een tijdje geleden werd ik benaderd door een kantoor dat graag stappen wilde zetten op ICT-gebied. Het kantoor werd geleid door twee vennoten. De eerste vennoot kon het best omschreven worden als vaktechneut. Hij was verantwoordelijk voor de jaarrekeningen en wilde het liefst zoveel mogelijk efficiency. Op dat moment duurde het hele proces van administratie tot jaarrekening wat hem betreft te lang en stak hij te veel tijd in het ‘opjagen’ van collega’s om deadlines te halen. De andere vennoot was de adviseur. Hij was zoveel mogelijk met – en bij – klanten bezig. Hij wilde klanten het liefst optimaal faciliteren. Adviseren moest het speerpunt worden, om als kantoor relevant te blijven.
Het vraagstuk dat op tafel kwam, was helder: het proces omtrent de jaarrekening moest strakker worden ingericht om tijdwinst te behalen. Ook moesten klanten worden voorzien van tussentijdse cijfers, zodat er meer advieskansen benut zouden kunnen worden. Aan mij de vraag: a) welke andere jaarrekeningsoftware zij moesten gaan gebruiken; en b) welke dashboardtool ze moesten inzetten? Met een duidelijke, afgebakende vraag onder de arm kon ik op zoek gaan naar het beste antwoord. Dat had zomaar MLE365 en Visionplanner kunnen zijn, of CaseWare en Comandi, of….
Geen antwoord, maar vragen
In plaats van op zoek te gaan naar het beste antwoord, stelde ik een aantal vragen. Wat voor kantoor zijn jullie – en welk kantoor willen jullie zijn? Wie zijn jullie klanten en waarom kiezen ze voor jullie? Wie werken er bij jullie en wat zijn hun kwaliteiten? Hier hadden ze nooit heel duidelijk over nagedacht. De antwoorden bleven in eerste instantie dan ook uit. Ik heb hun daarop de vragen als huiswerk meegegeven en een nieuwe afspraak ingepland.
Tijdens de nieuwe afspraak gaven ze aan dat ze een regionaal georiënteerd kantoor waren, waar persoonlijke aandacht en service voorop staan. Ze wilden groeien, vooral in het aantal klanten en niet per se qua medewerkers. Deze groei moest worden gerealiseerd door een jongere generatie ondernemers aan zich te binden. Daarbij moest de inzet van ICT hen ondersteunen, maar ze wilden niet vooroplopen op het gebied van ICT. Bijna alle klanten waren mkb-ondernemers, waarvan de meesten uit de regio, die via mond-tot-mondreclame klant waren geworden. Klanten kozen voor hun kantoor vanwege het laagdrempelige karakter en het persoonlijke contact.
Nadat dit helder was, hebben we samen de huidige processen onder de loep genomen en onderzocht waar de tijd en energie verloren gaan. Zo bleek er vooral erg veel tijd te gaan zitten in het aanleveren van de boekhouding door klanten, het uitzoeken van vraagposten en het handmatig boeken. Daarnaast bleek dat de cijfers handmatig overgezet moesten worden in het jaarrekeningpakket. Vervolgens hebben we het huidige ICT-landschap in kaart gebracht. Een aantal oplossingen werkte naar volle tevredenheid. Die wilde het kantoor graag behouden. Andere oplossingen mochten worden vervangen als er betere alternatieven waren.
Zelfde vraagstuk, ander antwoord
Door op deze manier te werk te gaan, bleek al gauw dat ze gewoon tevreden waren over het programma voor het opstellen van de jaarrekening. In het proces van de jaarrekening zat ook weinig vertraging; de bottleneck zat juist in het stuk daarvóór. Ook bleek dat hun klanten niet zitten te wachten op een dashboard met tussentijdse cijfers. Deze klanten willen veel liever persoonlijk contact op het moment dat de accountant iets opmerkelijks in de boekhouding tegenkomt of een fiscaal issue ontdekt. Sterker nog; ze willen dat er kritisch meegekeken wordt en sturen op cijfers die er voor de ondernemer echt toe doen.
De vraag die zo duidelijk leek – welke nieuwe oplossing is er voor de jaarrekening en een dashboard – bleek een heel ander antwoord te krijgen. Door goed de doelen van de organisatie te kennen, de behoeften van klanten scherp te hebben, de aanwezige kwaliteiten van medewerkers (en ontbrekende vaardigheden) te kennen en de processen te analyseren, kwamen we tot een heel andere oplossing dan een jaarrekeningpakket en een dashboardoplossing. Met (in dit geval) Yuki losten we het issue op van de aanlevering van de administratie en vraagposten. Door bankkoppelingen en het laten factureren door klanten via Yuki werd het boekwerk geminimaliseerd. Een API-koppeling met het huidige jaarrekeningpakket zorgde voor minder handmatige verwerking bij het opstellen van de jaarrekening. Klanten konden, indien gewenst, een (eenvoudig) dashboard krijgen. Belangrijker was dat de cijfers grotendeels up-to-date waren, waardoor de medewerkers veel eerder konden signaleren hoe het met de ondernemers ging. Hierover konden ze met de ondernemer in gesprek. Dit zorgde ervoor dat klanten meer dan ooit de toegevoegde waarde van hun accountant ervoeren.
Mijn vraag aan jou
Ben jij – of is jouw kantoor – op zoek naar bepaalde software om problemen op te lossen? Laat je dan niet afschrikken door mijn blog, maar neem gerust contact met mij op. Ik verwacht dat je dan weet waar je staat als kantoor en waar je naartoe wilt. Of dat je mijn hulp wilt om dit te bepalen. Als we dat helder hebben, kun je de juiste keuzes maken.