Nadere voorschriften kwaliteitsmanagement (NVKM)
Wat accountantskantoren zonder WTA-vergunning nú moeten doen
Per 1 januari 2027 vervallen voor accountantskantoren zonder WTA-vergunning de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS). Daarvoor in de plaats gelden de Nadere voorschriften kwaliteitsmanagement (NVKM). Deze wijziging is geen technische herziening, maar een fundamentele verschuiving in denkwijze: van een statisch kwaliteitssysteem naar een risicogericht kwaliteitsmanagementsysteem.
Voor veel kantoren betekent dit dat bestaande handboeken en procedures niet simpelweg kunnen worden aangepast, maar dat het kwaliteitsdenken opnieuw moet worden ingericht. Hieronder leggen wij uit wat er verandert, waarom dit gebeurt en hoe je dit beheersbaar en proportioneel kunt implementeren.
Waarom wordt de NVKS vervangen door de NVKM?
De invoering van de NVKM is het gevolg van internationale ontwikkelingen. De International Federation of Accountants (IFAC) heeft de ISQM-standaarden geïntroduceerd, waarin kwaliteitsmanagement centraal staat. De NBA heeft deze systematiek vertaald naar Nederlandse regelgeving.
Waar de NVKS primair was gericht op het inrichten van een stelsel van kwaliteitsbeheersing, legt de NVKM de nadruk op het expliciet formuleren van kwaliteitsdoelstellingen, het identificeren van kwaliteitsrisico’s en het actief beheersen en monitoren daarvan.
Wat verandert er inhoudelijk?
De kern van de verandering is de overstap van nalevingsgericht werken naar risicogericht kwaliteitsmanagement.
Belangrijkste verschillen:
- Van vaste procedures naar expliciete kwaliteitsdoelstellingen.
- Van impliciete risicoafweging naar systematische risico-identificatie.
- Van jaarlijkse evaluatie naar continue monitoring en herstel.
- Van kwaliteitsbepaler naar eindverantwoordelijke voor kwaliteitsmanagement.
Veelvoorkomende misverstanden
Veel kantoren onderschatten de impact van de NVKM. Enkele misverstanden zijn:
- ‘We hebben al een kwaliteitshandboek, dus het zal meevallen.’
- ‘Dit is alleen relevant voor grote of WTA-kantoren.’
- ‘Het gaat vooral om extra documentatie.’
In werkelijkheid vereist de NVKM een aantoonbare koppeling tussen doelstellingen, risico’s, beheersingsmaatregelen, monitoring en herstelmaatregelen.
Wat betekent dit concreet voor jouw kantoor?
Je zult onder meer het volgende moeten organiseren:
- Formuleren van kwaliteitsdoelstellingen per relevant domein.
- Opstellen van een risicomatrix.
- Herontwerpen of expliciteren van beheersingsmaatregelen.
- Vastleggen van een monitoringscyclus en herstelproces.
- Borging in governance en interne verantwoordelijkheden.
De kern van NVKM: risicogericht kwaliteitsmanagement
Het kwaliteitsmanagementsysteem onder de NVKM bestaat uit een samenhangende cyclus:
- Vaststellen van kwaliteitsdoelstellingen.
- Identificeren van kwaliteitsrisico’s.
- Ontwerpen en implementeren van beheersingsmaatregelen.
- Monitoring en evaluatie.
- Bijsturen en actualiseren.
Stappenplan: van NVKS naar NVKM
- Uitvoeren van een risicoanalyse.
- Ontwerpen van een risicomatrix.
- Herontwerpen van beheersingsmaatregelen.
- Inrichten van monitoringscyclus en herstelproces.
- Borging en training.
Praktische uitwerking
Een risicomatrix bevat doorgaans de volgende elementen:
- Kwaliteitsdoelstellingen
- Geïdentificeerd risico’s
- Kans en impact van geïdentificeerde risico’s
- Beheersingsmaatregelen
- Monitoringsplan
- Rest-risico’s en aanvullende acties
Een monitoringsplan beschrijft wie verantwoordelijk is voor reviews, hoe vaak deze plaatsvinden en hoe bevindingen worden gerapporteerd en opgevolgd.
Veelgemaakte valkuilen
- Een te generieke risicomatrix.
- Geen duidelijke koppeling tussen risico en maatregel.
- Monitoring zonder structurele opvolging van bevindingen.
- Onvoldoende betrokkenheid van partners.
Hoe pak je dit beheersbaar aan?
De sleutel tot een succesvolle implementatie ligt in proportionaliteit. De NVKM moet worden toegepast in verhouding tot de aard en omvang van jouw kantoor. Werk met praktische templates, zorg voor duidelijke verantwoordelijkheden en creëer draagvlak bij partners en medewerkers.
Conclusie
De NVKM vraagt om een fundamentele verschuiving in kwaliteitsdenken. Door tijdig te starten en gestructureerd te werken, kan jouw kantoor niet alleen compliant zijn, maar ook sterker en professioneler opereren.
Wil je meer weten over de NVKM?
Graag begeleiden wij je bij de implementatie van de NVKM. Neem contact op voor de mogelijkheden.
