Advies | Kantoororganisatie

Alle cliënten op dezelfde wijze benaderen lijkt eerlijk, maar op deze wijze wordt echter geen rekening gehouden met het feit dat sommige cliënten nu eenmaal meer aandacht nodig hebben of wensen dan andere. Een door Fiscount Accountantsadviseurs uitgewerkte  methode om cliënten gedifferentieerd te benaderen is het zogenaamde ABC-concept. Hierbij worden de cliënten in 3 categorieën verdeeld, waarbij elke categorie op een specifiek wijze wordt benaderd.

De meerderheid van de cliënten zullen  in categorie B (door sommige kantoren liever categorie  II genoemd) worden ingedeeld; dit zijn de cliënten, die op de gebruikelijke, standaard manier worden bediend. Categorie C (of III) cliënten zijn de ondernemers, meestal zzp-ers met nauwelijks of geen externe  financiering, die slechts behoefte hebben aan een bijlage bij de IB-aangifte. Ze zien dus af van een officieel jaarrapport, en ook andere adviezen en diensten hebben ze slechts incidenteel nodig. Een klein bijkomend voordeel voor accountantskantoren is dat de accountants-beroepsregelgeving voor samenstelopdrachten (Standaard 4410) voor deze opdrachten niet integraal van toepassing is, al moet het voordeel daarvan niet worden overschat. Het is ook denkbaar dat een kantoor er juist uit principiële overwegingen voor kiest om wel de indeling tussen A of B (c.q. I of II) cliënten te maken, maar de derde categorie liever gewoon onder de tweede categorie te laten vallen.

Welke cliënten zouden nu  in categorie  A  (of I) moeten worden voorgesorteerd? Deze klanten zijn meestal de grotere en/ of complexe klanten van uw kantoor, met vaak meerdere personeelsleden in dienst, en met meer behoefte hebben aan advisering op diverse vlakken. Ook sterk groeiende cliënten, of starters met grootse (en/of) veelbelovende plannen behoren tot deze groep.

Richting deze cliënten is pro-actief gedrag extra belangrijk. Hoe u dat invult is iets waar u zelf keuzes in moet maken, maar u kunt bijvoorbeeld denken aan de volgende punten:

• het hanteren van een uitgebreider werkprogramma, met wellicht een advieschecklist;
• als uw organisatie niet elke jaarrekening al eerst in concept met de cliënt bespreekt, zult u dat met deze cliënten wel altijd doen;
• waarbij een verslag (op hoofdlijnen) van deze bespreking zal worden uitgetypt en aan de cliënt zal worden verstuurd;
• met cliënten in de deze categorie wordt specifiek overlegd of het wenselijk is om tussentijdse overzichten (halfjaar- of kwartaaloverzichten) op te stellen, en deze ook bij voorkeur in persoon te bespreken;
• misschien is dit al zo wie zo het kantoorbeleid, maar anders: deze cliënten worden bij te lang openstaande posten niet schriftelijk aangemaand  maar worden door de relatiebeheerder gebeld;
• deze cliënten zullen de eerste zijn waarvoor u kredietrapportages via SBR gaat verzorgen
• Enzovoorts enzovoorts.

Stof tot nadenken!